みなさま〜おはようございます。3/27 (木) 朝礼【書類づくりの勘処】
ビジネス文書は、伝えるべき内容を、簡潔かつ明瞭に記す必要があります。そのためには、読み手への心配りが欠かせません。
Ｓさんは、書類の作成を終え、上司に確認をお願いしました。上司からは「この書類は以前も見た。最初からやり直せ」と、作り直しを命じられました。しかし、その書類は初めて見せたものでした。納得がいかないＳさんは、「いいえ、この書類は先ほど完成したばかりです」と食ってかかりました。すると、「君の作る書類は、いつも形式的で心がない。お客様のことを思えば、もう少し相手に応じた書類の作成ができるはずだ」と叱責されたのです。自分の書類を改めて読み返してみると、書体や文体はいつも同じで、挨拶文さえ同じ文面です。毎回、同じデータを少しだけ変えて、時間を短縮することばかり考えていたことに気づきました。
受け渡す相手や伝えるべき内容を鑑みて、書類を作り直したＳさん。上司は、「書類は相手に手紙を書くような気持ちで作りなさい」と微笑んだのでした。今日の心がけ◆思いやりの工夫を施しましょう